Dlaczego warto digitalizować procesy księgowe

Aneta Bolka, Teresa Tyczewska

11 sierpnia 2020 r.

W erze nowych technologii biznes zmienia się  i dostosowuje do wymagań klienta doskonale funkcjonującego w wirtualnym świecie produktów i usług. Potrzeba szybkiego dostępu do informacji pojawia się również w obszarze raportów z prac działów księgowych.

Dominującym kierunkiem rozwoju jest digitalizacja, która dotyka wszystkich procesów związanych z działalnością przedsiębiorstwa. Digitalizacja procesów księgowych to nie tylko wyzwania technologiczne, a przede wszystkim ogromna szansa dla firm na ich doskonalenie i stałe podnoszenie poziomu efektywności prowadzonych działań. Proces ten jest szczególnie istotny obecnie, w dobie zmian związanych z pandemią COVID-19, kiedy praca zdalna, zdalny dostęp do danych i szerzej zdalne komunikowanie się stają się codziennością dla wielu firm i ich pracowników.

Przetwarzanie faktur

W tradycyjnej księgowości opierającej się na obsłudze papierowych faktur, istnieje kilka słabych punktów procesu przetwarzania faktury. Po pierwsze faktura musi dotrzeć do adresata, co trwa znacznie dłużej, niż w przypadku faktury elektronicznej. Po drugie musi zostać ręcznie wprowadzona do systemu, co może wiązać się z błędami pracowników, którzy mogliby w tym czasie zajmować się bardziej zaawansowanymi procesami. Po trzecie w końcu dokument musi zostać zarchiwizowany w odpowiedni sposób, co również jest czasochłonne oraz wymaga posiadania odpowiedniej przestrzeni archiwum więc wiąże się z dodatkowymi kosztami.

Digitalizacja procesów księgowych – narzędzia

Stopniowe przechodzenie na pracę z dokumentami w formie elektronicznej, poza decyzją i wolą osób zarządzających procesem, wymaga odpowiedniego oprogramowania, dostosowanego do specyfiki konkretnej firmy i realizowanych przez nią działań. Nowoczesne narzędzia związane z digitalizacją procesów księgowych to między innymi:
 

Systemy ERP

Oprogramowanie umożliwiające zintegrowanie wszystkich działów i funkcji w firmie w ramach jednego systemu, posiadające wiele funkcjonalności, w tym księgowe. Poszerzone o funkcjonalności inne niż obszar księgowy. Często w praktyce w jednym narzędziu ERP aktywności z modułów logistycznych mają swoje bezpośrednie przełożenie na dane księgowe.

Interfejsy danych

Digitalizacja pracy w tym obszarze polega na zaczytywaniu danych z jednego systemu (np. sprzedaży, e-bankingu) do systemu księgowego. W sposób bezpośredni przy pomocy dedykowanych plików – dane mogą być zaczytywane do systemu księgowego. Rozwiązanie to eliminuje pracę ręczną przy wprowadzaniu powtarzalnych informacji.  Interfejsy danych do systemu księgowego można oprogramowywać w przypadku wszystkich rodzajów informacji i dokumentów – pod warunkiem posiadania stabilnych danych wsadowych i ich powtarzalności.

WorkFlow

System elektronicznego obiegu dokumentów, pozwalający na przesyłanie i procesowanie dokumentów w formie elektronicznej.

Maksymalizacja efektywności pracowników

Wprowadzanie nowych rozwiązań niesie wiele pozytywów dla przedsiębiorstwa. Przede wszystkim, poprzez maksymalizację efektywności pracowników usprawniona zostaje obsługa klientów. Ma to bezpośrednie przełożenie na zwiększenie poziomu satysfakcji klientów ze świadczonych dla nich usług, ale także pracowników, którzy przestają wykonywać monotonne  czynności, a skupiają się na zawiadywaniu procesem cyfrowym o szerszym zasięgu. Dodatkowym atutem jest eliminacja gubienia dokumentów, co przekłada się bezpośrednio na obniżenie kosztów związanych z realizacją poszczególnych zadań.

Pozytywne efekty digitalizacji mają szczególnie pozytywny wpływ na pracowników, którzy są bezpośrednio za digitalizację odpowiedzialni. Ich praca jest ułatwiona przez mnogość zastosowań nowych systemów, pozwalających uniknąć gromadzenia „sterty papierów” oraz umożliwiających bezproblemowe odnajdywanie archiwalnych dokumentów. Dzięki temu zarządzanie czasem i zadaniami jest o wiele efektywniejsze.

Jeśli są Państwo zainteresowani zdigitalizowaniem procesów księgowych w przedsiębiorstwie, zapraszamy do kontaktu z naszymi specjalistami.